26/03/2020 às 09h54min - Atualizada em 26/03/2020 às 19h42min

Como estruturar empresas para o home office

Em tempos de extremo cuidado com a propagação do COVID-19, muitas empresas aderiram ao home office para manterem-se funcionando sem que atividades fossem interrompidas. Mas e aquelas que ainda não possuem os recursos e ferramentas que possibilitariam suas equipes a executar as atividades de casa?

DINO
https://arquivar.com.br/solucao/arqged/
Foto: Reprodução


Em tempos de extremo cuidado com a propagação do COVID-19, muitas empresas aderiram ao home office para manterem-se funcionando sem que atividades fossem interrompidas.


Mas e aquelas que ainda não possuem os recursos e ferramentas que possibilitariam suas equipes a executar as atividades de casa?


A Inclusão de um software de gestão das informações, processos e documentos nas organizações pode ser a solução para que empresas continue operando, mesmo em momentos de crise como a do COVID-19. Através deste software os processos empresariais podem continuar, mesmo com os colaboradores trabalhando home office.


A Arquivar, empresa de tecnologia e serviços, com unidades em todas as regiões do Brasil e sede em MG, disponibiliza para o mercado o seu software ArqGed, como uma ferramenta 100% online capaz de realizar a gestão de processos operacionais a distância. O sistema ainda utiliza o armazenamento em nuvem através da plataforma Azure da Microsoft, considerada uma das mais seguras do mundo.

As atividades podem ser 100% operacionalizadas dentro do próprio sistema. Este mesmo sistema permite a criação de usuários Ilimitados, com diferentes níveis de acesso a documentos de diferentes setores da empresa. Assim, todos os documentos do negócio podem ser acessados pela pessoa certa a qualquer momento. E, ao ser acessado, cria-se um registro de acesso com data, hora e usuário que acessou o arquivo: Uma importante medida para se preparar para a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD e controlar todos os processos e atividades das equipes de trabalho.


A cultura do home office ainda precisa evoluir no Brasil, onde até mesmo os colaboradores dentro do regime de trabalho em casa têm dificuldades para adequar-se a rotina.

Segundo informações e dados do SEBRAE - Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, alguns dos benefícios de uma gestão home office são: otimização de atividades, oferta de produtos e serviços a custos menores, vantagens fiscais, dentre outras. Estes fatores beneficiam tanto os colaboradores quanto empresários. No entanto, a cultura home office deve vir concomitante à estruturação das empresas para tal.


O ArqGED, que possibilita tal estruturação, oferece também o módulo de Workflow, no qual são definidos prazos e responsáveis pela execução de atividades. Através dele é possível monitorar todas as ações executadas pelos usuários via notificações, assim como prazos para realização de tarefas via fluxo operacional personalizado para cada empresa.


Gustavo Azevedo, Gerente Comercial da Arquivar, cita como exemplo da efetividade do software "a possibilidade da empresa em regime de home office realizar diretamente dentro da plataforma estudos financeiros ou validações contábeis que demandem pesquisas de dados para análise e tomada de decisões."

Ele completa: "A Plataforma ainda possui um módulo de assinatura digital - ArqSign, que permite assinatura de contratos e documentos de forma segura, 100% online com padrões de assinaturas em conformidade com o ICP Brasil. Assim, o trâmite de informações pode ser realizado de forma 100% eletrônica, tornando mais fácil, por exemplo, o envio de uma proposta ou contrato para o setor jurídico gerar uma minuta contratual, utilizando o workflow."


Segundo Gustavo Azevedo, "as empresas que não adaptarem suas operações aos novos processos e exigências gerados pela crise da quarentena, ficarão para trás." Azevedo ainda completa: "Essas empresas precisarão sobreviver de alguma forma ao momento turbulento sem deixar de atender aos seus clientes, e um home office bem estruturado pode ser a alternativa que todos procuram", conclui.


Neste período de incertezas e inseguranças para investimentos devido a indefinição dos prazos da quarentena, a Arquivar está disponibilizando demonstrações do software sob algumas condições, abrindo a oportunidade para que organizações de todos os segmentos possam se preparar para enfrentar os desafios que vem pela frente.

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