Em diversas cidades, decretos municipais restringem a circulação de pessoas. As alternativas para manter a prestação de serviços têm sido voltadas para o atendimento virtual feito por servidores que trabalham home office.
“O momento é de dificuldade, mas a administração municipal não pode parar. Através da plataforma digital a população continua tendo acesso aos principais serviços e nosso servidores mesmo a distância, em home office, conseguem dar andamento aos protocolos”, diz o secretário adjunto de Governo da Prefeitura de Pindamonhangaba (SP), Alexandre Pereira Costa.
Além do atendimento ao público, outros atos administrativos como dar andamento às demandas, a assinatura de documentos, gerir equipes e distribuir tarefas também têm sido feitas de forma online. Segundo Pereira Costa, os setores de compra e de elaboração de documentos têm sido os mais demandados para atender as questões relacionadas à saúde.
“Os serviços mais prioritários são compras emergenciais da saúde, elaboração e publicação de decretos pelo setor jurídico e os pedidos de servidores que pedem afastamento de saúde por participarem do grupo de risco”, diz.
Em Atibaia, que também fica em São Paulo, o estado mais atingido pelo novo coronavírus, a população tem solicitado serviços online através do sistema 1Doc, plataforma da Softplan presente em mais de 100 municípios do país.
“Se não fosse a 1Doc, certamente a gente estaria com muito problema tanto na tramitação quanto na aprovação de projetos e análise de demanda de cidadão. Nesse sentido (a 1Doc) está sendo uma solução”, diz o secretário de Governo da prefeitura de Atibaia, Luiz Fernando Pugliese.
Segundo Pugliese, a adesão ao sistema da 1Doc fez com que a população não tenha prejuízo no atendimento durante as restrições de circulação impostas para barrar o coronavírus, pois todos os serviços da prefeitura estão disponíveis online, sem a necessidade do cidadão sair de casa.
“Acho que somos a cidade que mais digitalizou os processos. Digitalizamos 100% e nosso impacto está sendo pequeno do ponto de vista do atendimento. Direcionamos para a plataforma e o que ele (o cidadão) não encontra, a gente recebe como outros (categoria dentro da plataforma 1Doc)”, diz.
Em Pindamonhangaba, a facilidade do atendimento ao público também é creditada à adesão ao sistema 1Doc. “Todo o atendimento hoje é 100% pela 1Doc. A Prefeitura não parou e consegue realizar os despachos e atendimentos normalmente tanto ao público interno quanto externo”, diz Costa.
Entrevista: Em Americana (SP), prefeitura implanta sistema 1Doc de forma remota e garante atendimento online para a população durante a crise do coronavírus
As medidas de restrições de contato físico e viagens no Brasil coincidiram com a data programada para realizar a implantação do sistema 1Doc na cidade de Americana em São Paulo. Ciente de que a plataforma seria importante para enfrentar a crise, a equipe de gestão do município assumiu o desafio de fazer a implantação do novo sistema de maneira remota. A equipe da 1Doc realizou o treinamento dos servidores e prestou assistência na migração de forma online. O diretor da Unidade de Serviços Gerais da Prefeitura de Americana Eduardo César Samogim Spilla explica como foi o processo.
A pandemia do novo coronavírus teve qual peso para a decisão de fazer a implantação do sistema de forma online?
As viagens interestaduais aéreas estavam começando a ser canceladas. Corria-se o risco da equipe da 1Doc vir para Americana e não consegui retornar, né? Além das restrições de viagem, tiveram outros fatores como o anúncio da suspensão das aglomerações. Nós não tínhamos como realizar esses treinamentos (de forma presencial). Com a impossibilidade da realização dos treinamentos presenciais, nós tínhamos duas opções: adiar o projeto de implantação ou encarar e fazer remotamente. A gente estava ainda com muitas indecisões sem saber o que ia acontecer. E ousadamente nós resolvemos encarar.
Como foi a implantação digital?
Nós fomos o primeiro município a fazer a implantação remota sem que a empresa estivesse acampada aqui dentro da prefeitura. É desafiador, mas ao mesmo tempo tem evoluído de uma maneira que a gente tem se surpreendido. A gente achou que não fosse dar conta que a gente não ia conseguir. Mas eles nos incentivaram e a gente está como se diz “metendo a cara” e estamos fazendo o negócio acontecer, logicamente que com apoio deles por trás. Foi a melhor decisão porque ela veio no momento mais crucial onde o atendimento presencial da prefeitura foi rompido e o cidadão não está mais sendo atendido presencialmente enquanto durar crise.
Quais serviços o cidadão passou a ter online através do sistema 1Doc?
Ele pode fazer os seus protocolos, os seus pedidos em geral. Nós disponibilizamos também todos os serviços de análise de projetos de alvará de construção, de alvará sanitário, de alvará ambiental. Também disponibilizamos o serviço de atendimento do SAC, que é o serviço de atendimento do cidadão para reclamações, denúncias e pedido de serviços em geral. Praticamente todos os serviços estão disponibilizados de maneira online através da nossa central de atendimento que é americana.1doc.com.br/atendimento. Ali o cidadão consegue fazer os seus pedidos.
De que forma o sistema 1Doc tem ajudado a enfrentar as dificuldades que surgem para o município decorrentes da pandemia?
Com a expansão da Covid-19, a prefeitura suspendeu o atendimento presencial. Então, na verdade, a plataforma veio no momento mais certo. Ela veio a calhar no momento de crise e de caos como esse. Ela tem sido o elo entre a população e a prefeitura de maneira que esse elo não foi rompido. O cidadão está conseguindo fazer os seus pedidos e nós, trabalhando internamente, estamos conseguindo dar sequência nas demandas e nos pedidos que são feitos.
Prestação de serviços à população é mantida através de recursos online
Diante da recomendação do Ministério da Saúde para as pessoas evitarem sair de casa para reduzir a proliferação do vírus, os gestores municipais têm recorrido à comunicação com os munícipes via internet.
Para Jéferson Castilhos, cofundador da 1Doc, o processo digital é um caminho natural e que está conectado com o cumprimento dos princípios da gestão pública que prevê a boa prestação de serviços ao cidadão.
“Em uma época de restrições de contato, infelizmente, nesse cenário, a transformação digital ganha força, e essa força vem de uma forma que não tem para onde correr, literalmente, ou se digitaliza os serviços, ou os serviços públicos ficam extremamente prejudicados”, diz Castilhos.
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Nos municípios que já possuem a plataforma 1Doc, os cidadãos costumam receber mensagens no celular e email com avisos sobre o andamento dos processos. Os protocolos podem ser registrados online e a entrega de documentos também ocorre de forma digital. O sistema é intuitivo, os servidores e cidadãos costumam ter facilidade no uso. Em Atibaia, onde o sistema está em funcionamento há 4 meses, o secretário de Governo da prefeitura diz que a adaptação foi rápida.
“As pessoas aderiram bem. A cidade está bastante familiarizada. Está sendo a nossa solução. Desde 4 de novembro temos (o sistema) implantado e agora, por exemplo, temos 337 usuários online em 239 setores. Estou em casa trabalhando, estou assinando decreto, acabei de liberar o último documento com medidas sobre a Covid-19 e estou fazendo tudo isso online”, diz Pugliese.
