Reunião mais produtivaReunião significa reunir-se. Em geral, reuniões caracterizam-se por encontros, podendo ser aquela união de amigos que acontece de maneira bem informal e as mais formais como as reuniões religiosas e profissionais.
Falando sobre as reuniões profissionais, é válido ressaltar que, no meio corporativo, cada segundo deve ser muito bem aproveitado para que os colaboradores consigam alcançar os resultados que as empresas tanto desejam.
Para ajudar a aumentar a produtividade nas organizações, a ETALENT (https://etalent.com.br), empresa de tecnologia especializada na Gestão do Comportamento, separou algumas dicas importantes para que as reuniões sejam sempre as mais objetivas possíveis. Confira!
1) Importância da pontualidade
Chegar atrasado não é legal. Pontualidade é uma coisa muito importante. Mas, como tudo tem seus dois lados, não podemos fechar os olhos para os imprevistos, tráfegos longos, agendas lotadas, entre outros motivos que levam o indivíduo a um possível atraso.
De qualquer forma, ser pontual é fundamental para que a reunião inicie da forma mais agradável para todos.
2) Cuidado com aos assuntos discutidos
É muito desagradável em uma reunião a ocorrência de uma conversa paralela. Além de atrapalhar o condutor das palavras naquele momento, ainda dispersa ou torna mais difícil a concentração dos demais participantes.
Por isso, é preciso evitar sempre conversas duplas, mesmo que baixas, durante uma reunião.
3) Foco em quem está falando
Esse tópico é um complemento do que falamos acima. É de extrema importância estar sempre atento a quem está falando, principalmente ao tema que está sendo levantado.
Além de ficar por dentro do conteúdo, pode acontecer de solicitarem opiniões nesse meio tempo. Então, atenção ao assunto é fundamental.
4) Proibição de celulares
A era digital é conhecida pela velocidade de informações. Muitas pessoas conseguem fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo, devido à facilidade de acesso, conversas, conteúdos, entretenimentos, entre diversas outras coisas.
Ainda assim, não se deve abusar desse fenômeno, permitindo que ele prejudique a vida social, principalmente durante um bate papo profissional.
Além de tirar a sua atenção durante a reunião, falar ao WhatsApp ou atender telefonemas, pode soar deselegante. O participante só deve fazer isso em caso de extrema necessidade.
5) Definição da pauta, objetivos claros e conteúdos direcionados
O tempo é de fato algo muito valioso. Otimizá-lo, no entanto, é uma tarefa muito importante quando falamos em reuniões. Já que, na maioria das vezes, os participantes de modo geral querem expor suas ideias, opiniões e desejos.
Para isso, promover o bate papo com o conteúdo direcionado é umas das melhores formas de se evitar o desperdício das horas de trabalho dos colaboradores.
6) Reunião precisa ter um tempo limite
É importante determinar quanto tempo a sua reunião vai durar. Reuniões muito curtas podem ficar a desejar no quesito esclarecimento dos fatos. Já reuniões muito longas podem se tornar cansativas, provocando dispersão dos participantes.
Quando é estabelecida uma pauta, sendo ela dividida e compartilhada com os participantes, fica mais simples definir o tempo de duração da reunião, sem que cause exaustão nas pessoas ou que os assuntos não sejam pouco debatidos.
7) Não monopolizar a conversa
A maioria das reuniões tem um líder ou o que podemos chamar de "dono da palavra" que toma a frente dos temas. Mas nem por isso os participantes devem estar ali apenas para ouvir. Exceto, é claro, quando a proposta do debate seja essa.
Caso contrário, opinar é sempre muito bem-vindo, inclusive a maioria das reuniões consideradas eficientes são aquelas que unem as ideias e projetos debatidos e sua colocação em prática.
Todavia, é importante organizar bem a opinião ser emitida para que não fique fora do contexto. Mas fundamental mesmo, na hora de pedir a palavra, é entender que outras pessoas também podem querer opinar e por isso procurar ser o mais objetivo possível em sua colocação.
